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Déclaration de confidentialité de GS1 Canada

Informations sur les droits d'auteur

GS1 Canada, Registre ECCnet, ECCnet ProSYNCMD et ECCnet ProLYNCMD sont marques déposées de GS1 Canada.

GS1 Canada respecte votre confidentialité et observe la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).  En qualité de détenteur de vos renseignements, les données associées aux services de GS1 Canada sont protégées par les lois canadiennes de protection des renseignements personnels, y compris les situations où le caractère global des services de GS1 Canada exige la conservation de vos renseignements dans d'autres juridictions.  Dans le cas où GS1 Canada contracte les services de traiteurs de données se trouvant à l'extérieur du Canada, GS1 Canada sera responsable pour la protection des renseignements personnels transférés dans d'autres juridictions, selon la LPRPDE. GS1 Canada fera tous les efforts raisonnables pour protéger et assurer la confidentialité des renseignements personnels des abonnés de GS1 Canada.

La présente déclaration de confidentialité s'applique à GS1 Canada et à ses sites Web et services connexes.

Elle décrit les renseignements que GS1 Canada collecte, la manière dont nous utilisons ces renseignements et les parties avec lesquelles nous partageons ces renseignements. Si vous avez d'autres questions, communiquez avec nous à info@gs1ca.org.

A) Politique concernant la protection des renseignements de l'entreprise

Collecte des renseignements individuels de votre entreprise

GS1 Canada crée un profil de membre pour toute entreprise membre en règle. Le profil de membre comprend notamment, mais pas exclusivement, le nom, l'adresse, le courriel, les filiales et divisions, les produits et les marques de l’entreprise, les Codes articles internationaux (GTIN), les Codes lieux internationaux (GLN) et les Licences de préfixe de compagnie. Cependant, bien que vous ne soyez pas obligé d’offrir à GS1 Canada tous ces détails, sans ces renseignements, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir le niveau de service approprié ou même traiter votre formulaire d’adhésion.

Pour les entreprises qui ne sont pas abonnés en règle de GS1 Canada, nous collectons les renseignements de base, tels que le nom, les numéros de téléphone et de télécopieur et aussi le courriel, afin de tenir les entreprises au courant des programmes et des services de GS1 Canada. Ces renseignements sont souvent fournis lors de l’inscription à des événements et d’autres processus de collecte d’informations.

Utilisation des renseignements individuels de votre entreprise

Les renseignements individuels de votre entreprise peuvent être utilisés afin de :

1) Vous fournir nos services et gérer ces services et votre compte;
2) Maintenir et développer nos systèmes et notre infrastructure d’affaires;
3) Mener des enquêtes pour comprendre vos besoins commerciaux;
4) Vous informer sur d’autres produits et services que GS1 Canada offre;
5) Répondre à vos communications ou vous envoyer les renseignements que vous avez demandés, tels que de bulletins de nouvelles électroniques.

Nous pouvons aussi utiliser les renseignements individuels de votre entreprise pour promouvoir et commercialiser d’autres produits et services que nous pensons présenter un intérêt pour vous. Si vous ne désirez pas recevoir ces communications, contactez-nous à info@gs1ca.org.

De plus, GS1 Canada utilise un outil d'analyse des activités Internet pour surveiller le trafic sur notre site Web. Nous utilisons les informations agrégées collectées pour évaluer l’efficacité de notre site Web et pour améliorer sa structure et son contenu afin de mieux répondre aux besoins de nos abonnés et de l’industrie canadienne.

Si les renseignements individuels de votre entreprise qui se trouvent dans nos dossiers sont erronés, vous pouvez les mettre à jour dans le Profil de membre.

Distribution des informations à des tierces parties

Nous ne vendons, ne commercialisons et ne divulguons pas à de tierces parties non autorisées les renseignements individuels d’entreprise provenant de notre site Web. Grâce à la base de profils de membre, les abonnés en règle de GS1 Canada et tout autre utilisateur autorisé ont accès aux renseignements suivants : adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, courriel, catégories et marques de produits, GTIN, GLN, numéros d’enregistrement d’entreprise et Licences de préfixe de compagnie.

Dans ses communications aux tierces parties, GS1 Canada n'utilise que des informations sectorielles agrégées (notamment l’adresse et le numéro de téléphone) collectées de cette base de données.se si la loi l’exige ou si elle estime en bonne foi qu’une telle mesure sera nécessaire pour : (a) se conformer à la législation en vigueur ou à une procédure juridique quant au site Web de GS1 Canada; (b) protéger et défendre les droits ou la propriété de GS1 Canada, y compris le Registre ECCnet, les services ECCnet images & validation et la solution GDSN; (c) agir en cas d’urgence afin de protéger la sécurité publique ou personnelle des abonnés de GS1 Canada ou de son site Web.

Confidentialité des renseignements individuels de votre entreprise

GS1 Canada est dédiée à protéger la confidentialité des renseignements individuels de votre entreprise. Nous utilisons plusieurs technologies et procédures de sécurité pour protéger la confidentialité des renseignements individuels de votre entreprise. GS1 Canada conserve ces informations dans des bases de données sécurisées qui peuvent être accédées seulement par mot de passe.

B) Politique concernant les renseignements personnels

I. INTRODUCTION

L’objet de la présente déclaration de confidentialité est de décrire les types de renseignements personnels que GS1 Canada collecte, d'indiquer les fins de la collecte et de l’utilisation de ces renseignements et d’indiquer la mesure dont ces renseignements peuvent être divulgués à de tierces parties.

La présente déclaration de confidentialité décrit aussi la protection nécessaire pour chaque type de renseignement personnel détenu et la période pendant laquelle ces renseignements seront conservés. Néanmoins, la présente déclaration identifie la manière dont tout individu dont on détient les renseignements a le droit de les réviser et, au cas où il n’accepterait pas le contenu de ou même ces politiques, d’en porter plainte à la personne autorisée.

GS1 Canada reconnaît qu’elle est responsable pour les renseignements personnels qu’elle collecte et conserve. Ces procédures assurent toutes les parties que leurs renseignements personnels sont protégés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques et au code canadien type de l'Association canadienne de normalisation (CSA) en matière de protection des renseignements personnels, nommés ci-après « la loi ».

Nous collectons, utilisons et divulguons des renseignements assujettis aux limitations indiquées dans la loi. En raison des différences fondamentales dans la manière de collecter, utiliser et divulguer les renseignements des membres, des tierces parties et des employés, ces types de renseignements sont décrits séparément.

II. RENSEIGNEMENTS DES MEMBRES

Au sens le plus général, GS1 Canada collecte des renseignements :

A. Renseignements collectés pour établir et maintenir le contact avec les membres

Pour établir et maintenir le contact avec ses membres, GS1 Canada reçoit des renseignements de contact, y compris l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur et le courriel de l’entreprise. Dans certains cas et lorsque ces renseignements sont fournis par les membres, nous collectons des détails supplémentaires. Il s'agit de renseignements concernant les activités commerciales et non des renseignements personnels. Néanmoins, nous maintenons toujours la confidentialité de ces renseignements au sens de la présente déclaration de confidentialité.

Ces renseignements servent à maintenir le contact avec les abonnés grâce à plusieurs activités, telles que le marketing direct. Ces renseignements ne seront pas divulgués à de tierces parties à moins d'avance d'honoraires. Les renseignements des abonnés ne seront jamais vendus ou transmis à de tierces parties moyennant rémunération. Ces renseignements sont conservés par GS1 Canada sur un serveur protégé par mot de passe.

GS1 Canada conservera ces renseignements pour une durée indéterminée. Nous demandons nos abonnés qui désirent maintenir le contact avec nous de nous fournir des renseignements à jour, le cas échéant. Nous essayons d'actualiser nos dossiers au plus court délai après la réception de ces renseignements à jour. Tout membre qui désire qu'on lui supprime ses renseignements de nos dossiers a le droit de le demander; GS1 Canada se conformera à toutes ces demandes dans un délai raisonnable.

Renseignements collectés à des fins exigées par la nature des affaires auxquelles GS1 Canada est engagée

Nous collectons de renseignements des abonnés à de différentes fins, selon la nature de notre engagement. Tel qu’indiqué ci-dessus, nous considérons les renseignements reliés aux activités commerciales et non des renseignements personnels.  Néanmoins, nous maintenons toujours la confidentialité de ces renseignements au sens de la présente déclaration de confidentialité.

Nous collectons des coordonnées pour maintenir la communication avec le membre ou le représentant du membre afin de collecter des renseignements concernant notre engagement et de fournir des services et pour le règlement des paiements.

Dans certains cas, nous devons collecter des renseignements concernant le statut financier et d'éducation du membre à de fins reliées à notre engagement.

Nous avons le droit de divulguer ces renseignements à des tierces parties si nécessaire pour faire avancer l’objectif de notre engagement (p.ex. le partenaire commercial est avisé de l'annulation de son statut de membre pour défaut de paiement des frais d'adhésion) ou selon les provisions de la loi. Veuillez noter que GS1 Canada ne conserve pas les informations sur la carte de crédit et qu'elles ne seront pas divulguées.

Ces renseignements sont conservés dans des fichiers confidentiels pour au moins six ans après la finalisation de l’engagement et seulement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.

 

Renseignements des tierces parties

Nous collectons des renseignements relatifs aux personnes impliquées dans nos activités. Dans certains cas, nous devons collecter des renseignements concernant le statut financier et d'éducation de ces personnes à de fins d'avance d'honoraires.

Ces renseignements de contact seront divulgués aux tierces parties si nécessaire pour faire avancer cet objectif ou si la loi l’exige.

Ces renseignements sont conservés dans des fichiers confidentiels pour au moins six ans après la finalisation de l’engagement et seulement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Renseignements des employés

Nous conservons ces renseignements à de fins d'administration du personnel. Nous conservons les renseignements qui sont requis de temps en temps par les autorités fiscales et les fournisseurs d'avantages sociaux, conformément aux programmes d'avantages sociaux collectifs que l’organisation maintient pour ses employés. Nous conserverons ces renseignements pour une durée indéterminée.

a) Gestion du personnel

Lors de la collection des demandes d'emploi, GS1 Canada collecte aussi les renseignements des candidats, y compris les renseignements de contact et ceux concernant la formation et l’expérience de travail. En général, nous conservons ces renseignements après avoir pris une décision, à moins qu'un candidat qui n’a pas été retenu nous demande expressément de ne pas conserver ses renseignements.

Nous conservons des renseignements concernant l’expérience de travail des employés, jusqu’à la date d’embauche. Pendant la période d’embauche, nous collectons et conservons les évaluations périodiques de l’employé, l’historique des jours d’absence et de présence et de rémunération.  Nous conservons et gardons aussi les renseignements de contact des parents et des proches.

Ces renseignements seront utilisés dans les communications envoyées entre l’employeur et l’employé et en relation avec nos exigences d’évaluation continue des employés et d’évaluation des résultats. Ces renseignements sont conservés dans des fichiers sécurisés auxquels seulement les cadres du personnel administratif peuvent accéder. Ces renseignements ne seront pas vendus ou transmis à de tierces parties moyennant rémunération.

b) Autorités fiscales

Nous collectons, conformément à nos obligations stipulées dans les statuts fiscaux, les renseignements personnels des employés, y compris l’adresse courante, la date de naissance et le numéro d’assurance sociale.

Nous utilisons et divulguons ces renseignements à des fins indiquées par la loi fiscale. Ces renseignements sont conservés dans des fichiers sécurisés auxquels seulement les employés du service administratif peuvent accéder.

c) Programmes d'avantages sociaux collectifs

Pour la gestion des programmes d'avantages sociaux du personnel, nous collectons des renseignements personnels, y compris l’adresse courante, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et l’état matrimonial.  Nous collectons aussi certains détails personnels relatifs aux personnes à charge de nos partenaires et employés.

Gestion de la politique de protection des renseignements personnels et des plaintes

Un membre du personnel de GS1 Canada, nommé régulièrement par notre Conseil de direction, est en charge de l’application de la présente déclaration de confidentialité.

Assujetties aux remarques ci-dessous concernant le respect des limitations du droit d'accès, les informations agrégées sont accessibles sur demande. Les demandes plus complexes qui entraînent des coûts d’archivage ou d'extraction peuvent être assujetties au paiement des tarifs ou des déboursements raisonnables.

Tout individu a le droit de demander toute modification qu’il considère pertinente.

Cependant, le droit d’une personne de demander l’accès aux renseignements n’est pas irrécusable. GS1 Canada peut interdire l’accès dans les cas suivants : a) lorsque la législation en vigueur l’exige; b) lorsque ces renseignements font l’objet de poursuites judiciaires existantes ou anticipées; c)  lorsque l’accord de l’accès engendre l’atteinte éraisonnable à la vie privée d’autres individus; d) lorsque l’accord de l'accès peut léser des négociations en cours; e) lorsque la demande est frivole ou vexatoire.

Tout individu qui n’est pas satisfait de la réponse reçue à une demande d’accès a le droit de porter plainte moyennant d’un avis envoyé au responsable de la protection des informations personnelles. Cet avis doit contenir le mécontentement avec toute provision de la présente déclaration de confidentialité ou la réponse à toute demande de modification des renseignements personnels que GS1 Canada conserve.

Modifications à la présente déclaration de confidentialité

GS1 Canada se réserve le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité pour l'harmoniser avec les changements à notre site Web. De ce fait, veuillez visiter périodiquement cette page Web pour lire le contenu.

Veuillez noter que GS1 Canada ne sera pas responsable pour le contenu ou les pratiques de confidentialité d’autres sites Web dont les liens se trouvent sur notre site Web.

Tout individu a le droit, moyennant demande et avis raisonnable, de lire cette politique et de demander l'accès à ses renseignements personnels que GS1 Canada conserve dans ses dossiers. Toute question ou demande d'accès doit être envoyée à info@gs1ca.org.