La déclaration de confidentialité de GS1 Canada La déclaration de confidentialité de GS1 Canada
 
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Déclaration de confidentialité de GS1 Canada

Informations concernant les droits d’auteur
GS1 Canada, Registre ECCnet, ECCnet ProSYNCMD et ECCnet ProLYNCMD sont des marques déposées de GS1 Canada.

Politique de confidentialité
GS1 Canada s’engage à protéger votre confidentialité. La présente Déclaration de confidentialité de GS1 Canada s’applique à GS1 Canada et à ses sites Web et services affiliés.

La politique ci-dessus mentionnée décrit les renseignements que GS1 Canada recueille, la manière d’utilisation de ces renseignements et les personnes avec lesquelles elle les partage. Pour plus d’informations, veuillez nous contacter à info@gs1ca.org.

A) Politique concernant la protection des renseignements individuels de l’entreprise

Recueil des renseignements individuels de votre entreprise
GS1 Canada établit un profil de membre pour toute entreprise membre en règle. Ce profil de membre inclut des noms, des adresses, des adresses de courriel électronique, des filiales et des divisions, des produits et des marques de l’entreprise, des Codes d’articles internationaux (GTIN), des Codes-lieux fonctions internationaux (GLN) et des Licences de préfixe de compagnie. Bien que vous ne soyez pas obligé d’offrir à GS1 Canada tous ces détails, sans ces renseignements de l’entreprise, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir le niveau de service approprié ou même traiter votre formulaire d’adhésion.

Au cas des entreprises lesquelles ne sont pas membres en règle de GS1 Canada, nous recueillons les renseignements de base, tels que le nom, les numéros de téléphone et de télécopieur et aussi l’adresse de courriel électronique, afin de maintenir les entreprises au courant des programmes et des services de GS1 Canada. Ces renseignements sont souvent fournis lors de l’inscription à des événements et d’autres processus de recueil d’informations.

Utilisation de vos renseignements
Les renseignements individuels de votre entreprise peuvent être utilisés afin de :

  1. Vous fournir nos services, y compris les services de mise en œuvre ECCnet et aussi pour gérer et administrer ces services et votre compte;
  2. Maintenir et développer nos systèmes et notre infrastructure d’affaires;
  3. Mener des sondages, pour comprendre vos besoins commerciaux;
  4. Vous informer sur d’autres produits et services fournis par GS1 Canada;
  5. Répondre à vos communications ou pour vous envoyer les renseignements que vous avez demandés, tels que de bulletins de nouvelles électroniques.

GS1 Canada a également le droit d’utiliser les renseignements individuels de votre entreprise afin de promouvoir et de commercialiser d’autres offres de produits et de services que nous considérons qui peuvent vous intéresser. Si vous ne désirez pas recevoir ces communications, veuillez nous contacter à info@gs1ca.org.

GS1 Canada utilise également un outil d’analyse de l’activité sur Internet afin de surveiller le trafic sur notre site Web. Nous utilisons les informations agrégées recueillies pour évaluer l’efficacité de notre site Web et pour améliorer sa structure et son contenu, afin de mieux traiter les besoins de notre communauté de membres et de l’industrie canadienne.

Au cas où les renseignements individuels de votre entreprise qui se trouvent dans nos dossiers sont erronés ou désuets, vous pouvez les mettre à jour, en ligne, dans le Profil de membre.

Transmission des renseignements aux tierces parties
Nous ne vendons, nous ne commercialisons et nous ne divulguons à de tierces parties non autorisées aucun renseignement individuel d’entreprise provenant de notre site Web. Les membres en règle de GS1 Canada et toute autre utilisateur autorisé ont accès aux renseignements suivants de la base de données du Profil de membre : l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse de courriel électronique de l’entreprise, les catégories et les marques des produits, les GTIN, les GLN, les numéros d’enregistrement de l’entreprise et les Licences de préfixe de compagnie.

GS1 Canada utilise, dans ses communications avec de tierces parties, seulement des informations agrégées de l’industrie (notamment l’adresse et le numéro de téléphone) recueillies de cette base de données.

GS1 Canada a le droit d’accéder à et/ou de divulguer les renseignements individuels de votre entreprise si la loi l’exige ou si elle estime, en bonne foi, qu’une telle mesure sera nécessaire pour : (a) se conformer à la législation en vigueur ou à une déclaration d’exploitation légale des données de GS1 Canada ou des données se trouvant sur son site Web; (b) protéger et défendre les droits ou la propriété de GS1 Canada, y compris le Registre ECCnet, les services ECCnet images & validation et la solution GDSN optimisée par 1SYNCMC; (c) agir, en cas d’urgence, afin de protéger la sécurité publique ou personnelle des membres de GS1 Canada ou de son site Web.

Confidentialité des renseignements individuels de votre entreprise
GS1 Canada s’engage à protéger la confidentialité des renseignements individuels de votre entreprise. Nous utilisons plusieurs technologies et procédures de sécurité afin de protéger la confidentialité des renseignements individuels de votre entreprise. GS1 Canada met ces informations dans la mémoire de certaines bases de données qui peuvent être accédées seulement par un mot de passe.

B) Politique concernant les renseignements personnels

I. INTRODUCTION

L’objet de la présente Déclaration de confidentialité est d’identifier les types de renseignements personnels recueillis par GS1 Canada, de spécifier les fins du recueil et de l’utilisation de ces renseignements et d’indiquer la mesure dans laquelle ces renseignements peuvent être divulgués à de tierces parties.

La présente Déclaration de confidentialité décrit également la protection nécessaire pour chaque type de renseignement personnel détenu et la période pendant laquelle ces renseignements seront conservés. Néanmoins, la présente déclaration identifie la manière dans laquelle toute personne dont on détient les renseignements a le droit de les réviser et, au cas où elle n’accepterait pas le contenu de ou même ces politiques, d’en porter plainte à la personne habilitée.

GS1 Canada reconnaît qu’elle est responsable pour les renseignements personnels qu’elle recueille et conserve. Ces procédures sont destinées à assurer toutes les parties que leurs renseignements personnels sont protégés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques et au code canadien type de l'Association canadienne de normalisation (CSA) en matière de protection des renseignements personnels, nommés ci-après « la loi ».

Généralement, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements soumis aux limitations stipulées dans la loi. En raison des différences fondamentales de la manière de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements des membres, des tierces parties et des employés, ces types de renseignements sont décrits séparément.

II. RENSEIGNEMENTS DES MEMBRES

Au sens le plus général, GS1 Canada recueille des renseignements :
• Pour établir et maintenir le contact avec nos membres et nos fournisseurs; et 
• À de fins exigées par la nature des affaires à lesquelles nous nous sommes engagés.

A. Renseignements recueillis afin d’établir et de maintenir le contact avec les membres
GS1 Canada, afin d’établir et de maintenir le contact avec ses membres, reçoit des renseignements généraux de contact, y inclut l’adresse, les numéros de téléphone et de télécopieur et l’adresse de courriel électronique de l’entreprise. Dans certains cas et lorsque ces renseignements sont fournis par les membres, nous recueillons également des détails supplémentaires. Ce sont des renseignements concernant les activités commerciales et non des renseignements personnels. Néanmoins, nous maintenons toujours la confidentialité de ces renseignements, au sens de la présente Déclaration de confidentialité.

Ces renseignements sont utilisés afin de maintenir le contact avec les membres, par l’entremise de plusieurs activités, telles que le marketing direct. Ces renseignements ne seront pas divulgués à de tierces parties qu’au cas où ils seraient exigés aux fins d’un certain contrat d’avances honoraires. Les renseignements des membres ne seront pas vendus ou transmis, moyennant une contrepartie de valeur, à de tierces parties. Ces renseignements sont conservés par GS1 Canada sur un serveur protégé par un mot de passe.

GS1 Canada conservera ces renseignements pour une durée indéterminée. Nous demandons à nos membres lesquels désirent maintenir le contact avec nous de nous fournir, si le cas est, des renseignements mis à jour. Après avoir reçu ces renseignements, nous essayons, au plus court délai, de mettre à jour nos dossiers. Tout membre lequel désire que nous lui supprimions les renseignements de nos dossiers, a le droit de le demander; GS1 Canada satisfera ces demandes dans le plus court délai possible.

B. Renseignements recueillis à de fins exigées par la nature des affaires à lesquelles GS1 Canada est engagée
Nous recueillons de renseignements des membres à de différentes fins, selon la nature de notre engagement. Tel qu’indiqué ci-dessus, nous considérons les renseignements comme relatifs aux activités commerciales et non des renseignements personnels. Néanmoins, nous maintenons toujours la confidentialité de ces renseignements, au sens de la présente Déclaration de confidentialité.

Nous recueillons des renseignements de contact pour maintenir le contact avec le membre ou le représentant du membre afin de recueillir des renseignements concernant notre engagement, de fournir des services et de transmettre des comptes pour le règlement des paiements.

Dans certains cas, nous devons recueillir des renseignements relatifs au statut financier et de formation du membre à de fins reliées à notre engagement.

Nous avons le droit de divulguer ces renseignements aux tierces parties si nécessaire pour faire avancer l’objectif de notre engagement ou selon les stipulations de la loi.

Ces renseignements sont conservés dans des fichiers confidentiels pour au moins six années après la finalisation de l’engagement et seulement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

 

• Renseignements des tierces parties
Nous recueillons des renseignements relatifs aux personnes qui ont des rapports pertinents pour nos activités. Dans certains cas, nous devons recueillir des renseignements relatifs au statut financier et de formation de ces personnes à de fins reliées au contrat d’avances honoraires.

Les tels renseignements de contact sont divulgués aux tierces parties si nécessaire pour faire avancer l’objectif du contrat d’avances honoraires ou selon les stipulations de la loi.

Ces renseignements sont conservés dans des fichiers confidentiels pour au moins six années après la finalisation de l’engagement et seulement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

• Renseignements des employés
Nous gardons ces renseignements à de fins reliées à la gestion du personnel et d’autres renseignements selon les exigences des autorités fiscales et des fournisseurs des bénéfices, conformément aux systèmes d’indemnités que l’entreprise maintient pour ses partenaires et employés. Nous retiendrons ces renseignements pour une durée indéterminée.

a) Gestion du personnel
GS1 Canada, lors du recueil des demandes d’emploi, recueillit également des renseignements des candidats, y compris ceux de contact et ceux concernant la formation et l’expérience de travail. En général, nous retenons ces renseignements après avoir pris une décision, sauf si un candidat qui n’a pas été retenu nous demande expressément de ne pas garder ses renseignements.

Nous recueillons des renseignements concernant l’expérience de travail des employés, jusqu’à la date d’embauche. Au cours de la période d’embauche, nous recueillons et gardons les évaluations périodiques de l’employé, l’historique des jours d’absence et de présence et de rémunération. Nous recueillons et gardons également les renseignements de contact des parents et des parents les plus proches.

Ces renseignements sont utilisés dans les communications envoyées entre l’employeur et l’employé et en relation avec nos exigences d’évaluation continue des employés et d’évaluation des résultats. Ces renseignements sont conservés dans des fichiers sécurisés auxquels seulement les cadres du personnel administratif peuvent accéder. Ces renseignements ne seront pas vendus ou transmis, moyennant une contrepartie de valeur, à de tierces parties. Nous maintenons le droit de fournir les renseignements reliés aux personnes qui ne travaillent plus pour notre organisation aux employeurs potentiels s’ils les demandent, seulement afin d’aider ces employeurs dans l’évaluation d’une demande d’emploi.

b) Autorités fiscales
Nous recueillons, conformément à nos obligations stipulées dans les statuts fiscaux, les renseignements personnels des employés, y compris l’adresse courante, la date de naissance et le numéro d’assurance sociale.

Nous utilisons et divulguons ces renseignements à de fins conformes à la loi fiscale. Ces renseignements sont conservés dans des fichiers sécurisés auxquels seulement les cadres du personnel administratif peuvent accéder.

c) Systèmes d’indemnités 
Nous recueillons, au sujet de la gestion des systèmes de prestations médicales du personnel, les renseignements personnels, y compris l’adresse courante, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et l’état matrimonial. Nous recueillons également certains détails personnels relatifs aux personnes à charge de nos partenaires et employés.

Ces renseignements seront utilisés aux fins de la gestion des systèmes de prestation. Ils sont conservés dans des fichiers sécurisés auxquels seulement les cadres du personnel administratif peuvent accéder.

• Gestion de la politique des renseignements personnels et des plaintes

Un responsable de GS1 Canada, nommé périodiquement par le Conseil de direction, est en charge de l’application de la présente Déclaration de confidentialité.

Toute personne a le droit, moyennant une demande et un préavis raisonnable, de lire cette politique et de demander l’accès à leurs renseignements personnels se trouvant dans les dossiers de GS1 Canada. Toute question ou demande d’accès doit être envoyée à info@gs1ca.org.

Les informations agrégées sont disponibles sur demande et font l’objet des stipulations ci-dessous qui sont conformes aux restrictions du droit d’accès. Les demandes plus complexes qui entraînent des coûts d’archivage ou de recherche peuvent être assujetties au paiement des tarifs ou des déboursements raisonnables.

Toute personne a le droit de demander toute modification qu’elle considère pertinente.

Cependant, le droit d’une personne de demander l’accès aux renseignements n’est pas irrécusable. GS1 Canada peut interdire l’accès alors que la législation en vigueur l’exige, alors que ces renseignements font l’objet des poursuites judiciaires existantes ou anticipées, alors que le fait d’accorder le droit d’accès a comme résultat l’atteinte déraisonnable à la vie privée d’autres personnes, alors que le fait d’accorder le droit d’accès peut léser des négociations en cours et alors que la demande est frivole ou vexatoire.

Toute personne qui n’est pas satisfaite de la réponse reçue à une demande d’accès a le droit de porter plainte moyennant un avis envoyé au Vice-président directeur. Cet avis doit contenir les sujets de mécontentement avec toute stipulation de la présente Déclaration de confidentialité ou la réponse à toute demande de modification des renseignements personnels conservés par GS1 Canada.

Amendements à la présente Déclaration de confidentialité
GS1 Canada se réserve le droit d’amender la présente Déclaration de confidentialité afin de refléter les modifications de notre site Web. Par conséquent, veuillez visiter périodiquement cette page Web pour vérifier le contenu.

Veuillez noter que GS1 Canada ne sera pas tenue responsable pour le contenu ou les pratiques de confidentialité d’autres sites Web dont les liens se trouvent sur notre site Web.